進(jìn)場，一般指的是會議活動正式舉辦前入駐場地進(jìn)行現(xiàn)場布置、舞美搭建、設(shè)備調(diào)試、彩排等工作，進(jìn)場有時也廣泛的包含了從場地搭建到活動舉辦等撤場前的全部系列工作。對于活動新人而言，物料、設(shè)備的布置搭建常常會出現(xiàn)混亂的情況，這里涉及到一些專業(yè)性溝通問題，在正確的溝通下，活動入場會變得順暢很多，同時也會避免對活動現(xiàn)場的意外損壞。
一、進(jìn)場前需要了解的信息及準(zhǔn)備工作
1.活動當(dāng)天是否有其它活動進(jìn)場或撒場，對方的時間安排（尤其是酒店內(nèi)的場地常會有此類情況，多個活動同期或交叉舉行)。
2.進(jìn)撤場有幾個通道可以使用。
3.有沒有備用進(jìn)場通道可以使用。
4.在場地被其它會議活動占用的情況下，要與場地方溝通清楚對方的清場結(jié)束時間。
5.貨車進(jìn)貨位置。
6.上貨電梯位置、電梯空間。
7.進(jìn)場是否需要借助運輸工具。
8.進(jìn)場當(dāng)天的場地方或酒店方負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。
9.各對接口負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。
10.辦理相關(guān)進(jìn)場手續(xù)的時間、方式、要求。
11.進(jìn)場拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場地恢復(fù)。
了解完以上信息并對活動進(jìn)場前準(zhǔn)備工作做出合理規(guī)劃，避免進(jìn)場過程中被占用進(jìn)場通道和布置場地。
▲活動現(xiàn)場進(jìn)場搭建場景
二、活動進(jìn)場的流程安排
1.通知各合作方具體的進(jìn)場時間、地點、對接人聯(lián)系方式、進(jìn)場口及相關(guān)注意事項。
2.在進(jìn)場條件有限的情況下，合理安排進(jìn)場。
3.進(jìn)場安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時間到場，應(yīng)從難到簡安排。優(yōu)先安排設(shè)備方進(jìn)場，減少進(jìn)場消耗時間，壓縮搭建時間。其次，安排現(xiàn)場布置方進(jìn)場，減少進(jìn)場通道或貨梯的占有時間。再次，安排其它小物料供應(yīng)商進(jìn)場，減少現(xiàn)場占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開始搭建。
▲活動場地布置效果實拍
